La gestion efficace des stocks est un enjeu central pour toute organisation disposant de flux de marchandises, qu’il s’agisse d’une activité commerciale, industrielle ou logistique. Une mauvaise anticipation des niveaux de stock peut entraîner des ruptures, des retards de livraison, une insatisfaction client, ou au contraire un surstock générant des coûts inutiles de stockage.
De façon plus concret, la mise en place d’un système de stock d’alerte constitue un levier essentiel pour améliorer la maîtrise des approvisionnements. Cette fonctionnalité permet de surveiller en continu les quantités disponibles et de signaler automatiquement les situations critiques lorsque le stock d’un produit atteint ou descend en dessous d’un seuil prédéfini.
Principe général du système d’alerte
La fonctionnalité repose sur un système de seuils multi-niveaux, paramétrables par produit, permettant de qualifier précisément l’état du stock à un instant donné. Quatre niveaux de criticité sont définis :
🟢 Normal : le stock est supérieur au seuil maximal, aucune action n’est requise.
🟤 Vigilance : le stock est inférieur ou égal au seul maximal, une sureveillance et une planification du réapprovisionnement sont recommandées.
🟠 Alerte : le stock est inférieur ou égal au seuil minimal, une action de réapprovisionnement est nécessaire.
🔴 Critique : le stock est inférieur ou égal au seuil de sécurité, une intervention immédiate est requise.
Chaque niveau est associé à une couleur, un comportement métier et, le cas échéant, à une action automatique (notification, priorisation)
Ce découpage permet de sortir d’une logique binaire (rupture / pas rupture) pour adopter une approche progressive, plus réaliste et plus efficace en gestion de stock.
Intelligence de calcul et flexibilité fonctionnelle
Le système de stocks d’alerte propose un mode de fonctionnement simplifiés
* Mode manuel, dans lequel les seuils(minimum, maximum, sécurité) sont définis explicitement par l’utilisateur.
Cette flexibilité permet d’adapter le comportement du module à la nature des produits (produits à forte rotation, produits saisonniers, nouveaux produits, etc.) et aux pratiques métier existantes
Traitement fonctionnel
1- Paramétrages des seuils Min & Max
Pour effectuer le paramétrage des seuils, il vous suffit de proceder comme suit :
Module Entrepot — Menu « Gestion des stocks »— Sous menu « Réassort »— cliquer sur le bouton « Créer », puis dans le formulaire qui s’ouvre, renseigner les différentes informations.
Article : Renseigner l’article pour lequel vous souhaitez configurer le traitement de stock d’alerte
Min : Définissez la quantité de seuil minimal
Max : Définissez la quantité de seuil maximal
Une fois terminer, cliquer sur « Enrégistrer »
2- Visualisation interface de centralisation
L’interface de centralisation du menu « Réassort » vous donne un aperçu global des niveaux de seuils pour tous les articles paramétrés, tout en vous permettant d’apprécier facilement l’etat du stock signalé automatiquement par les niveau de criticité.
– Couleur verte 🟢 : les lignes de traitements mises en avant avec cette couleur indique un niveau de criticité dit « Normal » c’est a dire que la quantité en stock pour l’article en question est supérieur au seuil maximal.
– Couleur Marron 🟤 : Les lignes de traitements mises en avant avec cette couleur indique un niveau de criticité dit « Vigilance », c’est a dire que la quantité en stock est inférieur ou égal au seuil maximal, a ce stade une surveillance et une plannification du réapprovisionnement sont recommandés
– Couleur Orange 🟠 : Les lignes de traitements mises en avant avec cette couleur indique un niveau de criticité dit « Alerte », c’est a dire que la quantité en stock est inférieur ou égal au seuil minimal, a ce stade une action de réapprovisionnement est nécessaire.
– Couleur rouge 🔴 : Les lignes de traitements mises en avant avec cette couleur indique un niveau de criticité dit « Critique », c’est a dire que la quantité en stock est inférieur ou égal au seuil de sécurité, a ce stade une intervention immédiate est requise.
3- Gestion des alertes automatiques
La gestion des stock d’alerte comporte des actions automatisées en terme de notification d’alertes. Le système envoi automatiquement sous forme d’email un scan hebdomadaire de la situation de vos différents niveau d’alertes sur vos articles.
Ce qui vous permet de rester informer sur la situation de votre stock sans avoir besoin de rester connecté a votre base de données.
4- Gestion automatiques des commandes d’achats de réaprovisionnement
La gestion des stocks d’alertes comporte egalement des action qui permettent a l’utilisateur de declencher automatiquement une commande d’achat sur les lignes de seuils critiques.
Pour générer une commande d’achat à partir d’une ligne de traitement, il vous suffit de proceder comme suit :
Menu « Réassort »—-Cliquer ensuite sur le bouton » Commander », le système à la suite vous généré automatiquement une commande d’achat brouillon dans le module Achat, que l’utilisateur pourras à la suite traiter jusqu’au processus de réapprovisionnement complet.
L’utilisateur pourras à la suite traiter la commande jusqu’au processus de réapprovisionnement complet.
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