Dans un environnement Africain ou l’accés au financement est particulièrement difficile, il est absolument nécessaire de sécuriser au maximum sa trésorerie et de traiter ce point avec un maximum de rigueur.
Cependant, se faire payer et organiser les relances des clients est toujours une tâche difficile mais essentielle pour la santé financière de l’entreprise.
A cet effet, recouvrer les factures dans les meilleurs délais doit être une préoccupation permanente pour toute entreprise. Pour ce faire, il est de plus en plus recommandé de faire usage des logiciels tels que Odoo CloudFacile qui fournit les meilleurs outils pour le suivi des créances, l’automatisation des relevés clients, et la mesure de votre performance.
Dans Odoo CloudFacile , vous aurez la possibilité de:
1)Traiter rapidement les paiements en suspens
Pour recouvrer vos créances de manière efficace et pertinente, vous devrez d’abord vous rassurer qu’il n’existe pas de transaction non lettrée dans votre compte en banque. Si tel est le cas, vous devrez préalablement les traiter avant de commencer l’analyse de vos relevés clients. Après ce traitement, vous pourrez envoyer des rappels à tous les clients avec des soldes impayés pour leur rappeler de régler leurs dettes.
2) Générer des rapports Clients
Après avoir lettré tous vos comptes de banque, vous pouvez alors générer des rapports clients dans le menu Rapport du logiciel. Ce rapport affiche tous les clients et leurs soldes impayés sur les factures ouvertes.
Le rapport affiche les informations par périodes pour mieux dresser un tableau des soldes impayés que vos clients détiennent et depuis combien de temps ils les détiennent. Vous pouvez ainsi concentrer vos efforts sur les clients appropriés.
Lorsque vous sélectionnez l’un des clients sur la liste qui vous est présentée, Odoo CloudFacile ouvre les détails de leurs factures sous la forme de Suivi des Créances Client, également connu sous le nom Relevé Client.
Depuis le relevé client, vous pouvez :
- Modifier et personnaliser le message qui est envoyé au client,
- Envoyer un courriel de rappel au client,
- Envoyer une lettre imprimée au client,
- Envoyer des rappels imprimés automatisés,
- Zoomer sur les différentes factures ouvertes et sur les paiements,
- Retirer une facture ou un paiement du rapport (en cas de désaccord),
- Enregistrer toutes les notes de rappel faites au client,
- Planifier votre prochaine tâche pour suivre de près les paiements clients (par exemple rappeler dans les 15 jours si aucun paiement n’est effectué).
3) Recevoir des messages d’avertissement automatique
Chaque fois que vous enregistrez un rappel, Odoo CloudFacile planifie automatiquement la prochaine date de rappel, à moins que vous choisissez de le régler manuellement en sélectionnant le bouton de rappel du logiciel.
NB: – Il est également possible de préciser la date de paiement attendue directement sur chaque ligne de facture, définissant ainsi le prochain rappel au cas où la facture n’aurait pas été payée.
- Si une facture n’a pas encore été payée, Odoo vous rappellera de contacter ce client en fonction de sa prochaine date de rappel.
4) Envoyer des relevés clients par lots
Odoo CloudFacile vous permet d’envoyer vos rappels clients par lots. C’est à dire que vous pouvez (en un seul clic) envoyer des rappels de paiement à tous vos clients qui ne sont pas en règle.
Ici Odoo ouvrira tous les relevés en attente de traitement, ce qui est déterminé par le dernier rappel qu’ils ont reçu. Vous pouvez choisir de les traiter un par un, en envoyant plusieurs lettres ou courriels par lots, ou définir une la prochaine date à laquelle ils seront contactés.
5) Accéder au rapport de relevé client
Dans CloudFacile, vous pouvez accéder au rapport de relevé client quotidiennement et Odoo affichera uniquement les clients que vous avez besoin de contacter chaque jour. Ceci est basé sur :
- Les clients pour lesquels vous n’avez pas encore reçu de paiement
- Les clients qui n’ont pas rappelés au cours des X derniers jours (« X » étant défini comme la date de retard de la facture après le premier rappel, puis comme la prochaine date d’action fixée à chaque rappel).
Dans les périodes délicates, une bonne gestion de la relance des clients peut permettre d’atténuer les difficultés (découvert bancaire, voir impossibilité de régler ses dettes). De nombreuses entreprises connaissent des difficultés notamment parce que leurs clients avaient des retards de paiement qui n’étaient pas correctement suivis.
Pour éviter que votre entreprise se retrouve dans ces situations, Y-NOTE met à votre disposition le logiciel Odoo CloudFacile. Le logiciel permet d’identifier sans difficulté la liste des factures impayées et de générer ainsi automatiquement les relances clients.
Contactez nous pour plus de détails sur la gestion des créances clients.