La solution CloudFacile est un logiciel de gestion qui s’adapte en permanence aux besoins des entreprises en constante évolution. Afin de vous faire gagner du temps dans le traitement de vos relances de paiement sur vos factures clients au sein de votre ERP, nous avons intégré une nouvelle fonctionnalité qui vous permet d’automatiser ce traitement pour vous tout en vous permettant d’etre plus efficace en matière de recouvrement.
La fonctionnalité de relance automatique des créances clients offre une solution puissante qui vous permet de relancer automatiquement vos clients sur les factures en retard de paiement qu’il détiennent dans vos livres, Vous n’aurez plus besoin de passer des heures à traiter manuellement ces opérations. Avec fonctionnalité de relance automatique des créances clients, vous allez plus vite et vous gagnez un temp précieux.
Pour extraire automatiquement les informations à partir de vos bons de commandes et factures qui vous sont adressés par vos partenaires, il vous suffit de proceder comme suit :
Paramétrage des mails de relances automatique
Vous devez tout d’abord proceder au paramétrage des différents niveaux de relances qui seront envoyés à vos clients, ces niveaux de relances doivent s’inscrire dans votre méthodologie ou politique de relance client définit en interne au sein de votre organisation.
Pour proceder à la création d’un niveau de relance, proceder comme suit : Module Comptabilité —Configuration —- Relance —- Niveaux de relances —- Créer — Ensuite dans le formulaire qui s’ouvre, cliquer sur « Ajouter un élément », puis proceder à la définition des informations exigée.
(1) Champ action de relance : Indiquer dans ce champ le libellé ou titre du niveau de relance sollicité
(2) Champ jours de retard : Indiquer dans ce champ le nombre de jours à attendre après la date d’échéance de la facture avant de proceder à l’envoi du mail de relance
(3) Champ d’action : Cochez la case « Envoyer un courriel » afin d’indiquer au système que vous souhaitez que l’action définit dans le niveau de relance en question puisse envoyer un courriel
(4) Champ lettre de relance : Proceder à la définition du mail de relance que vous souhaiter envoyé au client pour le niveau de relance en question
Une fois que tout est Ok, cliquer sur « Enregistrer ».
Pour proceder au traitement d’un niveau de relance supplémentaire, il vous suffit de proceder de la meme façon.
Définition des adresses emails en copie
Vous pouvez egalement proceder à la définition des adresses emails que vous souhaitez intégrer dans la boucle des relances clients qui seront envoyés automatiquement, pour ce faire il vous suffit de vous porter au niveau du champ « E-mail en copie utilisés pour les envois de rappels automatique », ensuite intégrer manuellement les différentes adresses emails concernées.
Si vous souhaitez intégrer plus d’une adresse mail, il vous suffit de les rentrer un par un séparés par une virgule.
Une fois que tout est Ok, enregistrer votre opération, le système prendra le relais par la suite et procédera lui meme à l’envoie des mails de relance conformément au paramétrage définit sur les différents niveaux d’envois définit
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